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作成日:2021/07/29
サーバーやクラウドサービスなど特別なシステムを利用しない電子取引の保存法



 昨日、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 国税庁」と題して、来年1月から施行される電子取引の改正が加味された一問一答についてご案内しました。

 その際、来年1月からは、「可視性および真実性の要件を満たすサーバーなどに保存するなど、適切な方法による保存が求められる」と解説しました。

 では、そのようなサーバーを持っていない、あるいは各種クラウドサービスなど特別なシステムを利用せず、電子帳簿保存法の要件を満たす電子取引の保存はできないのでしょうか。

 この点について、昨日ご案内したQ&A内に、特別なシステム等を利用しない保存方法が例示されています。確認しましょう。

○電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
  • 問 12 妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
  • 【回答】
    例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
    1. 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
      例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
      ⇒「20221031_轄草ナ商事_110,000」
    2. 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
    3. 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。
    ※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。
    ※ 判定期間に係る基準期間(通常は2年前です。)の売上高が 1,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記1の設定は不要です。

 なお、上記1については、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能であることが、解説内で示されています。

 この索引簿の他、【問24】に記載の規程(電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程)については、昨日ご案内の通り、ひな型(サンプル)が国税庁サイトにて公表されています。こちらも利用しながら、無理のない電子保存法を検討しましょう。

○参考資料(各種規程等のサンプル)


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