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作成日:2022/08/16
「自動」はOK、「手動」はNG



少し寄り道していましたが、また電子取引関係の一問一答に戻ります。

先日ご案内した、令和4年6月に新しく追加された【電子取引関係】の電子帳簿保存法一問一答(Q&A)

その中から、先日は、『EDI取引項目のデータ変換(保存形式の変換)』について、ご案内しました。今回このEDI取引項目のデータ変換に関して、別の視点から見てみましょう。

問36 EDIにおいて、相手方から受け取ったデータに記載されている又は含まれてい る各種コードについて、あらかじめ定めている変換テーブルを使用することによって、その内容を変更することなく自社のコードに変換して保存することは認められるでしょうか。
 例えば、EDI取引において、「税込」という情報を、相手方ではコード「1」とし他データで送付してきたものを、自社においてはコード「2」と変換した上で取り込んで保存することは認められますか。

【回答】

内容を一切変更することなくコードの表記のみを変更することは、合理的な編集に該当するため認められます。ただし、変換テーブルを使用し、コード変換が自動的に行われること(手動は不可)と、当該変換テーブルを併せて保存をしておくことが必要です。

【解説】

電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと規定されているところ、この取引情報とは、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。」と定義されていることからも明らかなように、必ずしも相手方とやり取りしたデータそのものを保存しなければならないとは解されません。

通常、EDI取引によりコードを変換しようとする場合は、事前に変換プロトコルの取り決めを行うことが一般的であると考えられます。その場合において、コードを用いて表している数字等自体に意味があるものではないことから、変換プロトコルに沿ってコードを変更したデータであっても、授受したデータの内容を正確に表示できるものであれば、合理的な編集の範囲内であると考えられます。

ただし、目視による手入力等が介在すると意図せず内容が変更されてしまうおそれがあることから、これは認められず、また、相手から受領したデータに係るコードについて確認できる必要があることから、変換プロトコルについても併せて保存しておく必要があります。

なお、相手方から受領したデータを要件に従ってそのまま保存しておき、自社の管理の便宜により当該データを複製した上で加工して使用する方法でも問題ありません。

また、どちらの保存方法においても、税務調査の際には取引情報のコードが意味する内容を明確に説明できるようにしてください。

前回のデータ形式を変更して保存する場合と同様、手動はNGということがよく分かります。つまり、

  • 例.変換テーブルを用いてコード変換して保存
    →OK(変換テーブルも併せて保存する必要がある点に注意)
  • 例.手動でコード変換して保存
    NG(意図しない変更可能性があるため)

ということのようです。


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