作成日：2021/09/03
電子帳簿保存法（電子取引関係） 従業員の立替経費の領収書を電子データで取得した場合の保存法
先日に引き続き、電子取引関係の電磁的記録の保存について、ご案内します。今回は、従業員が立て替えた経費の領収書等を電子データで受領した場合の保存法、について、です。
従業員が出張時の宿泊先（ホテル等）をインターネットで予約される場合もあるでしょう。その際に、この宿泊代を従業員が立て替え、後日精算するケースがありますが、このような予約サイトでは、インターネット上で請求書や領収書等についてデータで受け取る、あるいは電子メールの本文内に取引情報が明示されているケースがあります。
この場合の立替精算時での書類について、どうするのか、です。
この点について、一問一答の問8によれば、従業員の電子データによる受領行為が、会社の行為として行われる場合には電子取引に該当し、電磁的記録については従業員から集約し、取りまとめて保存・管理することが原則としつつ、一定の間、従業員にデータ保存をさせておき、一定の情報を会社が管理する等なども認められる旨が記載されています。
- 問8 従業員が会社の経費等を立て替えた場合において、その従業員が支払先から領収書を電子データで受領した行為は、会社としての電子取引に該当しますか。該当するとした場合には、どのように保存すればよいのでしょうか。
-
【回答】
従業員が支払先から電子データにより領収書を受領する行為についても、その行為が会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引に該当します。そのため、この電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、従業員から集約し、会社として取りまとめて保存し、管理することが望ましいですが、一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等に保存しておきつつ、会社としても日付、金額、取引先の検索条件に紐づく形でその保存状況を管理しておくことも認められます。
なお、この場合においても、規則第４条第１項各号に掲げる措置を行うとともに、税務調査の際には、その従業員が保存する電磁的記録について、税務職員の求めに応じて提出する等の対応ができるような体制を整えておく必要があり、電子データを検索して表示するとき は、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。【解説】
（略）この電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、従業員から集約し、会社として保存し、管理する必要がありますが、会社の業務フロー上、打ち出された紙ベースでの業務処理が定着しており、直ちに電子データを集約する体制を構築することが困難な場合も存在することも想定され得ることから、一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等により、請求書データを格納する方法により保存することを認めることを明らかにしたものです。なお、この場合においても、当該電子データの真実性確保の要件等を満たす必要があることから、例えば、正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程に従って保存を行う等、規則第4条の規定に従って保存を行う必要があります。
（略） したがって、結果として、税務調査の際に保存データの検索を行うに当たって特段の措置が取られておらず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができないような場合には、会社として、その電磁的記録を適正に保存していたものとは認められない点に注意してください。
仮に一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等へデータ保存することとなったとしても、真実性確保の要件等を満たす必要がある点に、ご留意ください。
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