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作成日:2021/09/08
記帳代行と電子帳簿保存 電子帳簿保存法一問一答より



 電子帳簿保存法について、これまで電子取引関連についていくつかご案内しています。

 今回は電子取引ではなく、記帳代行と電子帳簿保存について、ご紹介します。

○電子帳簿保存法Q&A(一問一答)〜令和4年1月1日以後に保存等を開始する方〜
○電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】
  • 問20 国税関係帳簿の電子計算機処理に当たり、記帳代行業者等に委託している場合でも認められますか。また、記帳代行業者等への委託に際して、課税期間中に記帳せず、当該期間終了後にまとめて記帳することを委託し、そこで作成された電磁的記録を保存することや、保存場所を記帳代行業者の所在地にすることは認められますか。
  • 【回答】
     会計事務所や記帳代行業者に委託することは認められますが、国税関係帳簿の作成に当たっては、書面であるか電磁的記録であるかに関わらず、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は、認められません。また、保存場所についても、各税法で定められているため、記帳代行業者の所在地にすることは認められません。
    【解説】
     法第4条及び第5条では、「自己が……電子計算機を使用して作成する場合には」と規定されていますが、この場合の「自己が」の意義については、「保存義務者が主体となってその責任において」という趣旨であり、電子計算機処理が必ずしも保存義務者自身によって行われる必要はなく、会計事務所や記帳代行業者に委託している場合も、これに含まれることになります(取扱通達4−3)。
     なお、国税関係帳簿は、原則として課税期間の開始の日にこれを備え付け、取引内容をこれに順次記録し、その上で保存を開始するものですから、備付期間中は、書面で作成する場合は当該書面をその保存場所に備え付け、また、電磁的記録で作成する場合は当該電磁的記録をその保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておく必要があります。
     このことは、国税関係帳簿に係る電磁的記録の作成を他の者に委託している場合でも同じであり、保存義務者は、定期的にその電磁的記録の還元を受けることにより、備付期間においても、保存場所に備え付けているディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておかなければならないこととなります。この場合の「定期的」とは、通常の入出力(業務処理)サイクルのことであり、一課税期間分を一括して処理するような場合は、そもそも備付期間においてディスプレイ等に出力することができないことから、これに該当しません。
     したがって、課税期間中に記帳せず当該期間終了後にまとめて記帳することを委託する方法は認められないことになります。
     また、保存場所については、所得税法等の各税法で定められているものであり、記帳代行業者の所在地を保存場所にすることは認められません。
     このため、記帳代行業者等に委託する場合であっても、保存義務者の事業所等の所在地等、所得税法等の各税法で定められている保存場所に、国税関係帳簿に係る電磁的記録を出力することができる電子計算機やディスプレイ等を備え付けておく必要があります。

 これは、従来から公表されているQ&Aであり、改正による変更点はありませんが、会計ソフトを利用した記帳代行は当たり前のように行われている昨今、今般の改正により電子帳簿保存のハードルは下がっているため、記帳代行と電子帳簿保存の関係について、確認されておかれると良いでしょう。


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