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作成日:2021/09/17
電子データの他に原本の送付を受けている場合の電子データの保存 電子帳簿保存法一問一答より



 電子帳簿保存法について、これまで電子取引関連についていくつかご案内しています。

 先日は、従業員が立て替えた経費の領収書等を電子データで受領した場合の保存法でしたが、今回は、電子データの他に原本の送付を受けている場合の電子データの保存、についてです。

 社内の支払手続き(ルール)の都合上、請求書を一旦電子メールなどで受け取って、社内決裁を受けた上で、経理の支払へ回している間に、請求書原本を書面で郵送により受け取る場合もあるでしょう。

 このような場合について、電子メールなどで受け取った請求書データは、電子取引に該当するわけですが、この保存はどうなるのでしょうか。

 この点について、一問一答の問4によれば、

  • 問4 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
     (1)〜(7)(略)
  • 【回答】
    ⑴〜⑺のいずれも「電子取引」(法2五)に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません(令和3年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、改正後は、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は、保存書類(国税関係書類以外の書類)として取り扱わないこととされました。
     データ保存に当たっては、以下の点に留意が必要です。
    イ〜二(略)
    ホ 取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本(書面)を保存する必要があります。
    ヘ(略)

 上記の通り、書面での原本取得が別にあるのであれば、その原本(書面)を保存するとありますので、電子取引として該当する電子データの保存は必要ない、ということになります。

 なお、見積書〜注文請書の発行まではデータのみでやりとりをし、請求書は書面受け取り、ということであれば、見積書〜注文請書のデータは電子取引に該当し、別に原本(書面)取得はありませんので、こちらは当然のことながら、電子帳簿保存法に則った電子データ保存が必要となります。あわせてご注意ください。


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