問46　複数の請求書等が含まれているようなＰＤＦ形式の電子データは、どのように保存すれば検索要件を満たすこととなりますか。

【回答】

必ずしもこの方法に限られる訳ではありませんが、例えば、受領したＰＤＦファイルを、 その取引ごとにデータの同一性を保持したまま記録事項を変更することなく単にデータを分割し、その分割したＰＤＦファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力して一覧性を持って管理し、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。
　なお、電子取引を行った場合には、検索要件のほか、�@システム概要書の備付け（自社開発システムの場合）、�A見読可能装置の備付け及び�B改ざん防止措置（規則第４条第１項各号のいずれかの要件）を満たす必要があります。

【解説】

取扱通達４−９（検索機能の意義）のとおり、「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、検索により探し出された記録事項のみが整然とした形式及び明瞭な状態で出力される機能をいいます。

したがって、検索した結果として、特定の記録事項を抽出することができるようにする必要があるところ、その方法として、例えば、受領したＰＤＦファイルを、取引ごとに分割する方法が考えられます。分割に当たっては、その取引ごとにデータの同一性を保持したまま記録事項を変更することなく単にデータを分割することは、取扱通達７−１⑷で示している合理的な方法による編集の範囲内であるため、その分割したＰＤＦファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力して一覧性を持って管理し、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。

回答でも示しているとおり、必ずしもこの方法に限られる訳ではなく、上記のとおり取扱通達４−９で示している内容を満たすことができれば、検索機能を備えていることとなります。