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作成日:2014/10/27
従業員やその家族のマイナンバーは、どうやって確認するのか?



 先日、マイナンバー法施行後の新しい源泉徴収票を確認しました。

 そこでは、給与の支払を受ける者の個人番号の他、控除対象配偶者・控除対象扶養親族についても個人番号の記載が必要となることがお分かりいただけたと思います。

 この個人番号の取得や確認について、内閣官房が運営している社会保障・税番号制度の特設サイト上にFAQとして公開されています。確認しましょう。

 ○社会保障・税番号制度
  http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

 ○よくある質問(FAQ)
  http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/index.html

 上記URL先にあるFAQの(4)民間事業者における取扱いに関する質問のうち、“○4−3本人確認”では、次のようなFAQが掲載されています。


Q4−3−1 従業員などのマイナンバー(個人番号)を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法(郵送、オンライン、電話)でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

A4−3−1 マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、
@ 個人番号カード(番号確認と身元確認)
A 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
B 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。詳しくは、[こちらの表]をご覧ください。(2014年7月更新)

Q4−3−4 本人確認は、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける度に行わなければならないのですか?

A4−3−4 マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、2回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。(2014年7月回答)

Q4−3−6 従業員の扶養家族のマイナンバー(個人番号)を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか?

A4−3−6 扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。(2014年7月回答)


 上記のように、2年目以降の従業員に対しての本人確認は1年目の資料を元に確認すればよいのでしょうが、1年目である28年分では上記の確認が必要となるようです。同じFAQ上では、従業員のマイナンバー取得は次のように述べています(FAQ・A4-2-1より)

 マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成28年1月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成28年1月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成29年1月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。(2014年6月回答)


 しかし、実務上、退職者へは退職後1月以内に源泉徴収票を交付することとなっているため、事業者としては最低限マル扶回収と同時に本人確認作業が必要となるのではないでしょうか。
 また、実際、従業員のマイナンバーは源泉徴収のためだけでなく、社会保険の手続きでも利用することとなります。マイナンバーは本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。したがって従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得すると、煩雑な手続きを省略しながら事業者が従業員のマイナンバーを利用することが可能となるでしょう(FAQ4-2-4より)。




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